Fahrtenbuch führen

Aktuelle Urteile zur Führung eines Fahrtenbuchs

Ordnungsgemäße Führung gewährleisten

Wer die Privatnutzung eines Dienstwagens steuerlich nach Fahrtenbuch absetzen will, muss das Fahrtenbuch ordnungsgemäß führen. Es genügt nicht, wenn die Fahrtziele jeweils nur als Straßennamen angegeben sind, selbst wenn sämtliche Angaben nachträglich per Auflistung präzisiert werden. Das entschied der Bundesfinanzhof (BFH) am 1. März 2012 (Az. VI R 33/10) in einem aktuellen Verfahren. Die Richter wiesen damit die Klage einer GmbH ab, deren Gesellschaftsgeschäftsführer in seinem Fahrtenbuch zusätzlich zu Datum und Kilometerstand zumeist nur Ortsangaben, Kundennamen oder den Zweck der Fahrt (z. B. "Tanken") angegeben hatte. Nachträglich ergänzte er die Daten zwar mittels einer Auflistung auf Basis des handschriftlich geführten Terminkalenders, was den BFH allerdings nicht überzeugte. Laut den Juristen verlangt ein vollständig geführtes Fahrtenbuch generell sämtliche Informationen zum Ausgangs- und Endpunkt jeder Fahrt – inklusive Zieladresse und besuchtem Kunden. Diese Voraussetzung erfüllte das betreffende Fahrtenbuch nicht. Auch die nachträgliche Auflistung ist nicht ausreichend.

Lesbarkeit wird auch bei Handschrift vorausgesetzt

Wichtig ist ebenfalls, dass die Einträge im Fahrtenbuch eindeutig lesbar sind. In einem Beschluss des Bundesfinanzhofs vom 14. März 2012 weisen die Richter darauf hin, dass handschriftliche Aufzeichnungen in den Unterlagen für jeden nachvollziehbar sein müssen. Es reiche nicht aus, wenn der Steuerpflichtige die Einträge lesen könne, da sie nicht als Erinnerungsstütze, sondern als Nachweis für das Finanzamt dienten (BFH, Az. VIII B 120/11).

Methode nicht innerhalb des laufenden Kalenderjahrs wechseln

Wie der 4. Senat des Finanzgerichts Münster am 27. April 2012 entschied, darf ein Fahrtenbuch nicht innerhalb eines laufenden Kalenderjahres begonnen werden, sofern vorher die 1%-Regelung zur Anwendung kam (Az. 4 K 3589/09 E). Der betreffende Kläger begann am 1. Mai des Streitjahres ein Fahrtenbuch zu führen (ordnungsgemäß) und wechselte damit von der 1%-Methode in die Fahrtenbuch-Regelung. Das Finanzamt ermittelte den Nutzungsvorteil allerdings auch weiterhin nach der bisherigen 1%-Regel. Derzeit läuft allerdings noch das Revisionsverfahren des Bundesfinanzhofs (BFH, Az VI R 35/12).

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Frage & Antworten

Gerold Bruns fragte am 13.06.2013 um 13:48:40

Guten Tag, welche Einzelheiten muss ich berücksichtigen bzw. wie protokolliere ich es, wenn ich während eines Tages mehrere geschäftliche Fahrten mit privaten Fahrten kombiniere? Nehmen wir an, ich starte zu Hause (Ort A) um einen Kunden (Ort B) zu besuchen. Anschließend habe ich eine private Erledigung (Ort C) um anschließend zu einem weiteren Kunden (Ort D) zu fahren. Auf dem Weg nach Hause habe ich noch eine weitere private Erledigung (Ort E). Ist folgende Aufteilung richtig?: 1) von A nach B (100 km): geschäftlich 2) von B nach C (20 km): privat 3) von C nach D (70 km): geschäftlich 4) von D nach E (3 km): privat 5) von E nach A (40 km): privat Ist das so korrekt? Insbesondere interessiert mich hier die Fahrt Nr. 5, also der Heimweg von einem Geschäftstermin mit einer Unterbrechung aus privaten Gründen. Wäre die Fahrt Nr. 4 weggefallen, so wäre hätte die letzte Fahrt als Heimfahrt auch einen geschäftlichen Grund, richtig? Aber wegen des kleinen Umweges bei Nr. 4 wird auch die Heimfahrt zu einem privaten Ereignis, oder?

  1. Redaktion antwortete am 17.06.2013 um 10:49:43

    Grundsätzlich erst einmal jede Fahrt mit Start und Ziel sowie Zuordnung privat/geschäftlich einzeln im Fahrtenbuch notieren. Insofern ist Ihre Aufteilung korrekt. Zu Ihrer letzten Fahrt sagt der Bundesfinanzhof in seinem Beschluss vom 17.07.2008 - VI B 15/08 (NV): "Fahren Sie im Auftrag des Arbeitgebers zu wechselnden auswärtigen Tätigkeitsstätten, so sind de Fahrten zu diesen nach aktueller Rechtsprechung betrieblich veranlasst und nicht als private Fahrt zu erfassen.". Wenn das bei Ihnen zutrifft, dann würde auch die Fahrt direkt vom Geschäftstermin nach Hause als betrieblich veranlasste Fahrt gelten. In Ihrem speziellen Fall halten wir es für sinnvoll, alle offenen Fragen mit einem Steuerberater zu besprechen.

Marion Fischer fragte am 24.03.2013 um 16:41:38

Das Finanzamt hat das Fahrtenbuch nicht anerkannt,es wurde unterstellt,die einzelnenSeiten wären ausgetauscht worden.Ich arbeite als Handelsvertreter u.nutze dasAuto überwiegend beruflich,fahre über 50000km im Jahr.Die Tankbelege,Leasingvertrag ,Versicherungen,Inspektionsnachweise hatte ich beigefügt.Habe ich eine Chance,wenn ich meinen Einspruch beim Finanzamt nicht zurücknehme ?

  1. Redaktion antwortete am 25.03.2013 um 15:36:41

    Grundsätzlich muss auch ein Finanzamt eine solche Unterstellung erst einmal begründen bzw. belegen. Wir würden raten, hier den Einspruch nicht zurückzunehmen, sondern eine fundierte Begründung dieser Einschätzung anzufordern, und ggf. einen Steuerfachanwalt oder zumindest einen versierten Steuerberater einzuschalten, welcher sich das Fahrtenbuch einmal als Fachmann ansieht.

Stephan van den Bremer fragte am 8.03.2013 um 9:59:04

Guten Tag, in welchem Fall kann ein Fahrtenbuch auf einem Smartphone (der mit einem persönlichen online Account synchronisiert) ausreichend sein? Mfg, Stephan van den Bremer

  1. Redaktion antwortete am 12.03.2013 um 10:51:03

    Ein Fahrtenbuch auf einem Smartphone kann verwendet werden, wenn es die Anforderungen zur Anerkennung durch die Finanzämter erfüllt. Das ist zum Beispiel bei der WISO Fahrtenbuch APP der Fall. Wichtig zur Anerkennung durch die Behörden ist, dass die Integrität der Daten mit Hilfe einer digitalen Signatur geprüft werden kann.

Martin Kuhn fragte am 7.01.2013 um 10:11:57

Guten Tag, muß ein Fahrtenbuch am Anfang des Jahres neu begonnen werden ?? Vielen Dank ! Martin Kuhn Feinschliff GmbH

  1. Redaktion antwortete am 13.02.2013 um 15:43:47

    Ein Fahrtenbuch ist in der Regel für ein Kalenderjahr oder bei Fahrzeugwechsel innerhalb des Jahres einen kürzeren Zeitraum zu führen. Schon aus Gründen der Abgrenzung der Jahre für die Steuererklärung empfiehlt sich diese Vorgehensweise.

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